মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসের মাধ্যমে, গড় ব্যবহারকারী উচ্চ ক্ষেত্রে দক্ষ না হয়ে ডাটাবেসের সাথে কাজ করতে পারে। মাইক্রোসফ্ট সহজেই কারও কাছে সহজে ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেটগুলির সাথে জটিল কিছু কাজ প্রতিস্থাপনের মাধ্যমে ডাটাবেসগুলির সাথে কীভাবে কাজ করা যায় তা শিখতে সহজ করে তুলেছিল। কেবলমাত্র বিস্তৃত বিকল্পগুলির কারণে অ্যাক্সেস ব্যবহার করা কিছুটা চ্যালেঞ্জ হতে পারে তবে এর ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেস যে কাউকে সফলভাবে একটি ডেটাবেস পরিচালনার সুযোগ দেয়।

ব্যবসায়ীদের সাথে বৈঠক

অ্যাক্সেস ব্যবহার করে

মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস একটি ডাটাবেস সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম যা বিভিন্ন দক্ষতার স্তরের ব্যবহারকারীদের জন্য ডেটা ম্যানেজ করার ব্যবস্থা করে। আপনি ইনপুট করতে পারেন এবং আপনার প্রয়োজন অনুসারে তথ্য বাছাই, ফিল্টার বা গোষ্ঠী তথ্য। এটি বিশেষত কার্যকর যখন যখন হাজার হাজার রেকর্ড থাকে এবং সেগুলির মাধ্যমে পৃথকভাবে বাছাই করতে কয়েক ঘন্টা সময় লাগে। অ্যাক্সেস আপনাকে কী ধরণের তথ্য সন্ধান করছে তা নির্দিষ্ট করে দ্রুত আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অনুমতি দেয়। প্রকল্পের পরামিতি অনুযায়ী ডাটাবেসগুলির বাইরে তথ্য টানতে পারে এমন প্রতিবেদনগুলিও তৈরি করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, একটি ডাটাবেসে গ্রাহকদের তাদের বয়স, লিঙ্গ, বৈবাহিক অবস্থা, ঠিকানা, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর সহ একটি তালিকা থাকতে পারে। যদি প্রয়োজন হয় তবে আপনি এই তথ্যগুলির যে কোনও একটিকেই বাছাই করতে পারেন, কেবলমাত্র একক ক্লায়েন্টের প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন, বা অঞ্চল কোড দ্বারা সজ্জিত।

অ্যাক্সেসের সুবিধা

ডেটাবেস তৈরিতে সকলেই দক্ষ নন তা জেনে মাইক্রোসফ্ট বেসিক টেম্পলেটগুলি তৈরি করেছে যা কোনও ব্যবহারকারী ডাউনলোড করতে এবং তত্ক্ষণাত ব্যবহার করতে পারেন। যদি পছন্দসই হয় তবে আপনি আপনার প্রকল্পের জন্য কোনও স্ক্র্যাচ থেকে একটি ডেটাবেস তৈরি করতে বা কোনও টেমপ্লেট টুইঙ্ক করতে পারেন। হাজার হাজার রেকর্ড সঞ্চয় করে তাই আপনি যদি একই ডেটার জন্য একটি নতুন প্রকল্প শুরু করেন, আপনাকে আবার এটি প্রবেশ করতে হবে না। অ্যাক্সেস এক্সেল এবং ওয়ার্ড সহ অন্যান্য মাইক্রোসফ্ট অফিস পণ্যগুলির সাথেও সংহত করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্লায়েন্টদের অ্যাক্সেস ডাটাবেসে আলতো চাপ দিয়ে হাজার হাজার ব্যক্তিগতকৃত চিঠির সাথে একটি মেল মার্জ তৈরি করতে পারেন।

ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন এবং সহযোগিতা

অ্যাক্সেস 2013 এর সাথে, মাইক্রোসফ্ট ব্যবহারকারীদের ডেটা প্রসেসিং স্ট্রিমলাইন করতে এবং প্রকল্পগুলিতে সহযোগিতা আরও সহজ করার জন্য কাস্টমাইজযোগ্য ওয়েব অ্যাপস প্রবর্তন করেছিল। একটি মাইক্রোসফ্ট অফিস 365 সাইট বা একটি শেয়ারপয়েন্ট সার্ভার 2013 ব্যবহার করে একটি সম্পূর্ণ অফিস একই ডাটাবেসের সাথে কাজ করতে পারে। কাস্টমাইজযোগ্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন টেম্পলেটগুলি ব্যবহার করে আপনি প্রতিটি ব্যক্তির ডেটা যুক্ত করতে, সম্পাদনা করতে বা মুছতে, পাশাপাশি চালানো প্রতিবেদনগুলির প্রয়োজনীয় ইন্টারফেস পান তা নিশ্চিত করতে পারেন।

গুরুত্বপূর্ণ ডাটাবেস শর্তাদি

অ্যাক্সেস বেশ কয়েকটি পদ ব্যবহার করে যা আপনার কাছে নতুন হতে পারে। একটি "ডাটাবেস" হ'ল লোক, স্থান এবং জিনিস সম্পর্কে তথ্য সজ্জিত ও সঞ্চয় করার একটি উপায়। অ্যাক্সেস আসলে একটি ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা এই বিভিন্ন ডেটাবেস রাখে যাতে আপনি সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন। প্রতিটি ডাটাবেস একাধিক টেবিল থেকে তৈরি করা যেতে পারে, প্রতিটি টেবিলের সাথে একটি স্প্রেডশিটের মতো কলাম এবং সারি দিয়ে তৈরি করা হবে। একটি ডাটাবেস টেবিলের কলামগুলিকে "ক্ষেত্র" বলা হয়। সারিগুলি "রেকর্ডস" হিসাবে উল্লেখ করা হয়। "প্রশ্নগুলি" এমন ফাংশন যা কোনও ব্যবহারকারীর টেবিল থেকে নির্দিষ্ট ডেটা প্রাপ্ত করতে দেয়। প্রশ্নগুলি আপনার ডেটা দিয়ে ফিল্টার, সংক্ষিপ্তকরণ এবং গণনা সম্পাদন করতে সহায়তা করে।

আপনার প্রথম ডেটাবেস ডিজাইন করা

অ্যাক্সেস ডেটাবেসটির সর্বোত্তম ব্যবহারের জন্য অল্প পরিকল্পনাই অনেক দূর এগিয়ে যায়। প্রথমে ডাটাবেসটি কীভাবে ব্যবহৃত হবে তা নির্ধারণ করুন। এরপরে, ডাটাবেসে ইনপুট হওয়ার জন্য সমস্ত তথ্য সংগ্রহ করুন এবং তথ্যগুলিকে বিভাগগুলিতে সংগঠিত করুন, যার মধ্যে প্রতিটি টেবিলে পরিণত হবে। টেবিলগুলিতে ডেটা ইনপুট করুন যা কলামগুলিতে পরিণত হবে এবং যদি একের বেশি থাকে তবে টেবিলগুলির মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করবে। অবশেষে, সারণীগুলি সঠিকভাবে কাঠামোবদ্ধ হয়েছে তা নিশ্চিত করতে সাধারণকরণের নিয়ম প্রয়োগ করুন।